Artikel 1: Welke gegevens verwerken we over jou?
Woody verwerkt in het kader van haar werkzaamheden de volgende persoonsgegevens van jou:
- Klantgegevens: als je een bestelling plaatst, verzamelen wij jouw naam en voornaam, eventueel de naam van jouw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, facturatieadres, adresgegevens winkel, e-mailadres, klantnummer, aankoophistoriek, telefoonnummer, bankrekeningnummer, betalingshistoriek, taal en alle andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt;
- Contactgegevens: bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren, chatbot of als je ons belt of mailt, verwerken we jouw naam en voornaam, eventueel de naam van jouw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, jouw e-mail, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die je zelf vrijgeeft;
- Leveranciersgegevens: als je een (potentiële) leverancier bent, verzamelen wij jouw naam, voornaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoongegevens, de naam van jouw bedrijf, jouw functie, BTW-nummer, bankrekeningnummer en eventuele andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt;
- Sollicitatiegegevens: als je bij ons solliciteert, dan kunnen we jouw naam, voornaam, e-mailadres, CV, motivatiebrief, geslacht, foto en eventuele andere gegevens verzamelen die je ons vrijwillig overmaakt;
- Gegevens voor de nieuwsbrief: bij inschrijving op onze nieuwsbrief, verwerken we jouw e-mailadres, voornaam, naam, aankoophistoriek en bedrijfsnaam;
- Cookies: telkens wanneer je naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over jou verzamelen, met name jouw IP-adres, surfgedrag, anoniem surfgedrag op website, herkomst en zoektermen. Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in Artikel 7.
Artikel 2: Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor:
- Klantgegevens: de levering en facturatie van de bestelde producten of diensten, klantenadministratie met als rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst of onze wettelijke, boekhoudkundige verplichtingen;
- Contactgegevens: het kunnen beantwoorden van de vraag die je gesteld hebt met als rechtsgrond het uitvoeren van een dienst waarom je verzocht hebt;
- Contactgegevens, Klantgegevens en Gegevens voor de nieuwsbrief: direct marketing, nieuwsbrieven, verjaardagacties, acties en promoties door Woody zelf, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten, of jouw expliciete, voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij Woody. Je kan op elk ogenblik aangeven dat je niet langer onze nieuwsbrieven wilt ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon;
- Leveranciersgegevens: om je een offerte-aanvraag toe te sturen, een bestelling te plaatsen, jouw facturen te betalen, met jou te communiceren en onze boekhouding te voeren, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst met jou en omwille van onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen;
- Sollicitatiegegevens: om jouw sollicitatie te kunnen behandelen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij de sollicitatie zelf en jouw expliciete, voorafgaande toestemming om een wervingsreserve aan te leggen; en
- Cookies: om onze website te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet achterhaald kan worden, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming bij jouw eerste bezoek aan onze website.
Artikel 3: Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?
Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële redenen, behalve met jouw voorafgaande toestemming.
Indien nodig voor de interne reorganisatie of overdracht van activiteiten, kunnen wij wel jouw gegevens doorgeven aan nieuwe entiteiten binnen de Woody groep of aan derden die de continuïteit van onze dienstverlening eventueel zouden garanderen. Wij zullen je in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar je begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
Woody kan externe dienstverleners aanstellen om specifieke diensten te verlenen. Deze dienstverleners zullen gegevensverwerkingen uitvoeren namens ons en in opdracht van ons (in de hoedanigheid van verwerker).
Woody zal verwerkers zorgvuldig selecteren in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Daarnaast zal Woody ervoor zorgen dat de verwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van een eventueel schriftelijk contract en met wettelijke regelgeving op het gebied van gegevensverwerking.
De procedures die namens ons worden uitgevoerd, omvatten:
- de levering van de technische infrastructuur voor onze diensten en de levering van serverruimte;
- online en gebruiksanalyse;
- klantenservice en verwerking van vragen; en
- vertrouwen in en veiligheid van onze diensten (bijv. voorkomen van fraude).
De verwerkers die wij hebben aangesteld, hebben onder bepaalde omstandigheden toegang tot jouw persoonsgegevens, maar uitsluitend ten behoeve van de gevraagde gegevensverwerking.
In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen je naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.
Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat jouw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.
Artikel 4: Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?
We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, zoals hieronder in detail wordt toegelicht.
- Klantgegevens en Leveranciersgegevens:
jouw klantgegevens en leveranciersgegevens bewaren wij maximaal 5 jaar na het einde van de samenwerking. Je facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 10 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren;
- Contactgegevens: de gegevens die je doorgeeft bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren of als je ons belt of mailt, worden voor maximaal 1 jaar na de laatste contactname bijgehouden;
- Sollicitatiegegevens: wij bewaren jouw sollicitatiegegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt tot maximaal 1 jaar nadien als je daarvoor jouw toestemming hebt gegeven; en
- Cookies: de bewaartermijnen van persoonsgegevens die verzameld worden door cookies vind je terug in Artikel 7.
Omwille van gerechtelijke procedures kunnen wij jouw persoonsgegevens echter voor een langere periode bewaren.
Artikel 5: Jouw rechten
Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken of om er een kopie van te vragen. Je hebt ook het recht om de verbetering of (in sommige gevallen) verwijdering van jouw gegevens te vragen. Je mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt het recht om je te verzetten
tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als je daar ernstige en legitieme redenen voor hebt die onze noodzaak om jouw gegevens te verwerken overstijgen of om een eerder gegeven toestemming in te trekken. Je hebt ook steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven. Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van jouw keuze.
Je kan jouw rechten uitoefenen per email naar [email protected], per post naar: Dulle Grietlaan 1, B-9050 Gentbrugge of via de formulieren op onze website.
Tenslotte heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten:
GBA / APD
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel : +32 (0)2 274 48 00
[email protected].
Je kan ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.
Artikel 6: Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?
Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. In geen geval kan Woody aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
Artikel 7: Cookies
Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder jouw voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst jouw toestemming. Zowel wij als derde partijen plaatsen cookies voor advertentiedoeleinden. In het voorkeurenmenu kies je zelf of je deze wil accepteren.
Voor meer informatie met betrekking tot welke cookies, bezoek onze cookies
pagina.
Als je vaststelt dat andere cookies via onze website geplaatst worden, danken wij je ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.
We geven je zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als je toch meer wil weten, verwijzen we je graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.
Bij jouw eerste bezoek aan onze website wordt je gevraagd om onze cookies te aanvaarden. Je kan nadien jouw keuzes op elk ogenblik zelf beheren.
Als je verder nog vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail naar [email protected], per post naar Dulle Grietlaan 1, B-9050 Gentbrugge of via de formulieren op onze website.
Meer informatie over cookies vind je ook op: www.allaboutcookies.org.
Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vind je hier: www.youronlinechoices.eu.
